Een afwikkeling kost tijd. In die afwikkelingsperiode leeft bij erfgenamen vaak de vraag: wat gebeurt er nu eigenlijk? Bij Stichting RegisterExecuteur loopt het hele traject door één digitaal dossier. Documenten, communicatie, voortgang, toegangsrechten, alles komt daar samen.
De keuze voor één plek
Bij veel afwikkelingen ligt de informatie verspreid. Een executeur werkt met een eigen mailaccount, papieren ordners, soms een spreadsheet die alleen hij zelf helemaal snapt. Erfgenamen krijgen losse updates per telefoon of mail en moeten maar hopen dat ze niets missen. Valt er onderweg iets weg, dan is achteraf zelden te reconstrueren hoe het is gegaan.
Stichting RegisterExecuteur heeft daar een andere ontwerpkeuze in gemaakt. Iedere bij ons aangesloten RegisterExecuteur werkt met zijn cliënten vanuit één omgeving: het Digitaal Nalatenschapsdossier. Vanaf het eerste gesprek tot na de finale verdeling staat alles daarin. Het testament, de huwelijksvoorwaarden, de uitvaartwensen, de boedelbeschrijving, de bankafschriften, de correspondentie met instanties, het boedelverslag.
Ook de communicatie loopt binnen het systeem
In het dossier zit een Berichtenbox die werkt zoals WhatsApp. Berichten verschijnen er direct en vinkjes laten zien wanneer een bericht is aangekomen of wanneer het is geopend. Bijlagen kunnen worden meegestuurd, en wat erin gebeurt, blijft erin staan. Voor de klant en de erfgenaam betekent het dat alle vragen en antwoorden op één plek terug te vinden zijn. De executeur kan een afwikkeling drie maanden later nog steeds reconstrueren, ook als er een nieuwe vraag komt over een gesprek van weken eerder.
Erfgenamen kijken mee, binnen de rechten die passen
Erfgenamen krijgen op verzoek van de executeur eigen inloggegevens. Wat ze in het dossier zien, hangt af van de rechten die voor hun rol zijn ingesteld. Vaak is dat de map met documenten die voor hen bestemd zijn, en de voortgang per onderdeel. Wie ongerust is, kan inloggen en zelf zien hoe ver het staat.
In de praktijk haalt het veel onnodige spanning weg van het niet weten, vooral als erfgenamen ver van elkaar wonen of als de onderlinge verstandhouding al broos was vóór het overlijden. Transparantie is hier het toverwoord.
Meekijken vanuit de organisatie
Aan de andere kant van het dossier zit een tweede vorm van meekijken. Een RegisterExecuteur kan op een lastige juridische of fiscale vraag stuiten. Dan kan de Expertisedesk van Stichting RegisterExecuteur worden gevraagd om in het dossier mee te kijken. De executeur hoeft daarvoor geen samenvatting te schrijven, geen documenten per mail (of andere manier) door te sturen. Alles is veilig in te zien.
Hetzelfde geldt voor het delen met een collega-RegisterExecuteur, bijvoorbeeld bij een ingewikkelde casus of langere afwezigheid. Als een executeur tijdelijk of definitief wegvalt, kan een collega het dossier overnemen zonder dat de afwikkeling stilvalt. De zorg voor de nalatenschap is geborgd in de hele organisatie.
Ook de notaris en advocaat kunnen meekijken
Bij een nalatenschap zijn vaak meer professionals betrokken dan alleen de RegisterExecuteur. Een notaris stelt bijvoorbeeld de verklaring van erfrecht op. Soms komt er ook een advocaat in beeld, bijvoorbeeld als een geschil dreigt tussen erfgenamen. Via een eigen notarisinlog kan de notaris meekijken in het dossier, en voor een aantal advocaten geldt hetzelfde. In plaats van losse stukken heen en weer mailen, zien zij de stand van zaken zoals die er ligt. Voor de erfgenamen scheelt het dat ze hun verhaal niet telkens opnieuw hoeven te vertellen aan iemand die het dossier nog niet kent.
Veiligheid van toegang
Een digitaal dossier vraagt om een degelijke toegangsbeveiliging. Wie inloggegevens ontvangt, krijgt een tijdelijk wachtwoord per mail en parallel daaraan een validatiecode per sms. Pas na het instellen van een eigen wachtwoord is het dossier bereikbaar. Daarbovenop kan iedere gebruiker een tweestapsverificatie inschakelen. Zo blijven gevoelige gegevens beschermd voor wie een telefoon of laptop in handen krijgt.
Waarom we dit zo hebben
Onder dit alles ligt een eenvoudige gedachte. Een nalatenschap is een kwetsbare situatie. Erfgenamen zijn vaak in rouw en soms onderling op gespannen voet. Wie zijn werk goed doet als executeur, zorgt voor een correcte afwikkeling en voor gemoedsrust. Dat lukt beter als de informatie ligt op een plek waar alle betrokkenen, met de rechten die bij hun rol horen, op het juiste moment bij kunnen.
Daarom kiezen wij voor één digitaal dossier waar alles samenkomt. Voor de klant tijdens leven, voor de erfgenamen na overlijden, voor de Expertisedesk als die meedenkt, voor de collega die overneemt als het moet. Eén plek, op een manier die voor iedereen uitlegbaar is en die ook over tien jaar nog werkt. Verbonden in eenheid en kwaliteit, ook in de manier waarop wij onze dossiers organiseren.
Thema's in dit bericht: